一流的公司，都是怎么高效开会的？
2024-08-16 14:01:23 点击数：926 来源：润泽园官方
作者：润泽园
相信大家都遇到或者听到过这样的场景：想推动产品再改善一点，推动客服对客户再好一点，于是组织各个部门开会。但是由于各部门的立场不同，理解不同，即便多次开会沟通，部门之间难以达成共识，最终导致项目推进缓慢，相互扯皮，董事长不满意，整个团队也很受挫。
管理学家彼得·德鲁克说：“我们之所以开会，是因为要想完成某一项具体工作，单凭一个人的知识和经验不够，需要结合几个人的学识和经验。”然而，令人很头疼的现实是，很多管理者并不知道怎样才能开好一个会。绝大多数的会议要么是一言堂——我们一看领导来参会了，自己就沉默了，心里想着：“领导说啥都对，我听着就行了，反正我人微言轻，说了也不一定有用。还是先不发表意见，看看风向再说。”要么就是一锅粥——张三刚讲完一句话，其他人就在心里打起了各种小算盘：“这种非标产品的研发和推动非常吃力，而且功劳都是销售部门的，为什么我要推进这件事情？”“就算你这么说，客户也未必真的会把订单会给到我们公司……”还有人会因为发言者的说话方式而质疑“你话里话外，就是在给我们部门挑刺嘛！怎么，嫌我们工作没做好呗？”你看，在绝大多数无序的会议中，各种不好的想法全都冒出来了，嫉妒心、好胜心、傲慢心、想要证明自己的心全都出来了。你想想，在这样一个负能量场里面，我们怎么能够真正的去解决问题呢？到底该如何开会，才能大大提升效率，推进大家积极达成共识呢？今天，就跟大家分享一个非常有针对性的、非常简单，并且行之有效的“5分钟共创流程”，只需4步，就能搞定开会相互扯皮的难题。第一步是提出真问题，第二步是5分钟共创，第三步是轮流分享，第四步总结升级。这里面最关键的第一步是，提出真问题。什么是“真问题”？一般而言，触及本质和核心的问题，就是“真问题”。它是涉及“为什么”“是什么”的问题，一般不超过十个字。我们要善于挖掘复杂局面里的一些关键问题，用一系列重要的真问题引导大家思考，从而把参会者的聪明才智和心中大我激发出来。这三个问题，就是要让大家换位思考，站在客户的视角去想，客户到底要什么？从而放下自己部门的条条框框、自私自利，打破部门的边界来想到底怎样做才是对客户最好的。这样才会落成一个端到端、跨部门的对客户最好的共识和共创。另外就是通过这样的 3 个问题持续迭代，我们就能先放下争论，不辩论。5分钟共创，我们强调的是静思。在这5分钟里，针对一个真问题，让大家静默，不再进行辩论，各自站在更高的高度去想更深层的问题，探索答案，并拿笔在纸上写下来。这5分钟的静思共创，要让每个人的内心世界安静下来。当他开始安静下来的时候，他的大我就可以逐渐的呈现出来。从而抛开个人、自己部门的“小利小惠”，真正从公司，从客户的角度想问题。每个人都需要发言，发表自己的见解和方法。这样，每个人从一开始就要进入良性的思考当中，紧扣会议主题，逐步推进。有了前三步的正确引导，就能调动出各部门参会者的知识和经验，解决问题，达成共识也就不再是一件难事了。这一环节，由项目负责人总结概括大家分享中彼此类似甚至相同的部分。这就是大家的共识，也是大家共创出来的智慧结晶。因为，“5分钟共创流程”最重要的就是“去中心化”。每一个参会者都得到了尊重，在这场会议中，每个人都有发言的机会。
而且，个体思考和共创概括相结合，激发了每一个伙伴的“大我”，因为大家内心都有一份隐秘的渴望，渴望自己对他人对公司有所贡献，出一份力，呈现自己的价值。大我激扬大我，形成一个正向能量场，反过来，这个能量场也滋养着每一位参与会议的伙伴。
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